O que é expansão de dados e como você pode gerenciá-los?

O que é expansão de dados e como você pode gerenciá-los?

A expansão de dados é o acúmulo de grandes quantidades de dados pelas organizações, a ponto de elas não saberem mais quais dados têm ou o que está acontecendo com esses dados. A expansão de dados vem com uma série de desvantagens óbvias, incluindo aumento da sobrecarga de gerenciamento (ou seja, vincular talentos técnicos a tarefas administrativas menos impactantes), riscos de segurança ocultos e perda de oportunidades na forma de uso subótimo de dados de clientes ou não usar os dados certos para as coisas certas. À medida que os aplicativos de software como serviço (SaaS, Software-as-a-Service) proliferam, a expansão de dados só se tornará mais predominante e mais difícil de lidar.

O que causa a expansão de dados?

Os sistemas operacionais e aplicativos corporativos consomem uma ampla variedade de dados estruturados e não estruturados armazenados em vários endpoints. Os dados podem ser armazenados localmente no local ou em uma ou mais plataformas de nuvem localizadas em diferentes áreas geográficas.

Dito isso, há um motivo pelo qual a expansão de dados às vezes é vista como sinônimo de expansão de SaaS: porque é causada principalmente por aplicativos SaaS. Aplicativos SaaS, como CRMs, sistemas de videoconferência, ferramentas de gerenciamento de projetos e aplicativos de armazenamento de arquivos, produzem grandes quantidades de dados nas organizações que os usam. Você também tem funcionários armazenando dados relacionados à empresa em seus próprios laptops, aumentando a expansão.

Reúna tudo: centenas de aplicativos SaaS e armazenamento de dados em muitos locais e dispositivos diferentes. Além disso, você tem a receita perfeita para expansão de dados.

Os riscos da expansão de dados

Há muito tempo no mundo da tecnologia, algo como a expansão de dados, ou seja, ter mais dados do que saber o que fazer e tanto que nem mesmo saber onde muitos deles estão, pode ter sido visto como uma coisa boa: Como pode ser ruim possuir tanto óleo? Mas os tempos mudaram. As implicações de segurança, gerenciamento de dados e armazenamento de dados da expansão de dados são muito amplas e danosas para vê-las como uma coisa boa.

Estes são os principais desafios da expansão de dados:

Não conformidade

O advento de leis rigorosas de privacidade de dados, como a GDPR, torna imperativo que as empresas saibam exatamente onde seus dados confidenciais estão e consigam recuperar esses dados em tempo hábil, se necessário. A GDPR dá aos indivíduos o direito de acessar, modificar e remover quaisquer dados pessoais coletados em seu nome, e as organizações devem responder a solicitações de acesso (SARs, Subject Access Requests) dentro de um mês ou correm o risco de enfrentar multas ou processos caros. Assim, a não conformidade e suas cobranças e multas relacionadas são um dos principais desafios que a expansão de dados cria. 

Conhecimento perdido

A expansão de dados dificulta muito saber onde seus dados estão e quem os possui. Assim, quando esses dados são perdidos, eles são perdidos para sempre e uma lacuna de conhecimento é criada. As lacunas de conhecimento podem dificultar significativamente o progresso de uma empresa e dificultar o acompanhamento dos concorrentes. 

Violações de segurança

A expansão de dados deixa os dados confidenciais e valiosos da empresa muito mais expostos a criminosos cibernéticos. Sem a proteção dos sistemas e ferramentas de cibersegurança de uma organização, os dados que a empresa não sabe que existem podem ser explorados ou roubados com muito mais facilidade. Embora ele possa residir em locais protegidos por software de cibersegurança, é quase uma garantia de que esse software não será tão completo ou protetor quanto o software da empresa. 

Gerenciamento geral

Um dos maiores impactos da expansão de dados é a sobrecarga de gerenciamento. Com a expansão de dados, a equipe de armazenamento passa a maior parte do tempo gerenciando várias fontes de dados e silos que não podem ser automatizados ou gerenciados como um portfólio. Dessa forma, você evita que pessoas inteligentes façam coisas impactantes e as transforma em administradores.

Como gerenciar a expansão de dados

Há várias ferramentas e estratégias que você pode usar para gerenciar e reduzir significativamente a expansão de dados ou pelo menos os riscos associados a eles.

1. Dê aos seus funcionários todas as ferramentas necessárias

Como diz o ditado: a melhor cura é a prevenção. Como a principal causa da expansão de dados é o uso desconhecido de aplicativos SaaS pelos funcionários, talvez a melhor maneira de combater a expansão de dados seja garantir que nunca aconteça, garantindo que seus funcionários nunca percam as ferramentas necessárias para fazer bem o trabalho. Se você vir as mesmas equipes pedindo a mesma ferramenta ou ferramentas, considere obtê-las para que elas não as façam sozinhas.

2. Estabelecer políticas e práticas recomendadas para governança e acesso a dados

Se você acha que não pode evitar a expansão de dados, a próxima melhor coisa a fazer é controlá-los fazendo o melhor possível para saber de onde seus dados estão vindo e de onde estão residindo. Você deve ter políticas rígidas em vigor orientando como os dados de todas as fontes são coletados, armazenados, gerenciados e acessados, e garantir que seus funcionários estejam cientes dessas políticas exigindo a revisão deles como parte da integração. Isso também é conhecido como gerenciamento do ciclo de vida dos dados.

3. Consolide seu gerenciamento do armazenamento de dados

Um dos aspectos mais prejudiciais da expansão de dados é não saber onde os dados estão sendo armazenados. Consolidar seu gerenciamento do armazenamento de dados usando sistemas que podem gerenciar o armazenamento local, híbrido e na nuvem como uma única experiência em vez de seguir a rota de destino do armazenamento é essencial. Ao fazer isso, considere os desafios e riscos da segurança de dados na nuvem.

4. Remover dados duplicados

Um grande aspecto da expansão de dados é a grande quantidade de dados, muitos dos quais não são úteis para você porque são duplicados ou redundantes de alguma forma. Há muitas ferramentas de desduplicação de dados que ajudarão a reduzir a expansão de dados removendo dados irrelevantes ou duplicados.

Como a Pure Storage ajuda na expansão de dados

À medida que a quantidade de dispositivos e dados estruturados e não estruturados proliferam, a expansão de dados só se tornará um desafio. Armazenar, gerenciar e aproveitar adequadamente seus dados é essencial para evitar e lidar com a expansão de dados e seus riscos. 

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