¿Qué es la dispersión de datos y cómo puede gestionarla?

¿Qué es la dispersión de datos y cómo puede gestionarla?

La expansión de los datos es la acumulación de grandes cantidades de datos por parte de las organizaciones, hasta el punto de que ya no saben qué datos tienen o qué ocurre con esos datos. La expansión de los datos conlleva una serie de inconvenientes obvios, incluido un aumento de los gastos generales de gestión (es decir, atar el talento técnico con tareas administrativas menos impactantes), riesgos de seguridad ocultos y pérdida de oportunidades en forma de uso subóptimo de los datos de los clientes o de no usar los datos adecuados para las cosas correctas. A medida que proliferan las aplicaciones de software como servicio (SaaS), la expansión de los datos solo será más frecuente y más difícil de tratar.

¿Qué causa la dispersión de los datos?

Las aplicaciones y los sistemas operativos empresariales consumen una amplia gama de datos estructurados y no estructurados almacenados en una variedad de terminales. Los datos pueden almacenarse localmente localmente en las instalaciones locales o en una o más plataformas en la nube ubicadas en diferentes áreas geográficas.

Dicho esto, hay una razón por la que a veces se considera que la expansión de los datos es sinónimo de expansión del SaaS: porque es causada principalmente por las aplicaciones SaaS. Las aplicaciones SaaS, como los CRM, los sistemas de videoconferencia, las herramientas de gestión de proyectos y las aplicaciones de almacenamiento de archivos, producen cantidades enormes de datos en las organizaciones que las utilizan. También tiene empleados que almacenan datos relacionados con la empresa en sus propios ordenadores portátiles, lo que aumenta la dispersión.

Reúnalo todo —cientos de aplicaciones SaaS y almacenamiento de datos en muchas ubicaciones y dispositivos diferentes— y tendrá la receta perfecta para la dispersión de los datos.

Los riesgos de la dispersión de los datos

Durante mucho tiempo en el mundo tecnológico, algo como la expansión de los datos —es decir, tener más datos de los que sabe con qué hacer y tanto que ni siquiera sabe dónde se encuentran muchos de ellos— podría haberse visto como algo bueno: ¿Cómo puede ser malo tener tanto petróleo? Pero los tiempos han cambiado. Las implicaciones para la seguridad, la gestión de los datos y el almacenamiento de datos de la dispersión de los datos son demasiado amplias y dañinas para verlas como algo bueno.

Estos son los principales retos de la dispersión de los datos:

Incumplimiento

La llegada de unas leyes de privacidad de datos estrictas, como el RGPD, hace que sea imperativo que las empresas sepan exactamente dónde están sus datos confidenciales y que puedan recuperarlos de manera oportuna si es necesario. El RGPD da a las personas el derecho a acceder, modificar y eliminar cualquier dato personal recogido en su nombre y las organizaciones deben responder a las solicitudes de acceso de los sujetos (SAR) en un plazo de un mes o se arriesgan a enfrentarse a costosas multas o demandas. Por lo tanto, el incumplimiento y sus cargos y multas relacionados son uno de los principales retos que plantea la expansión de los datos. 

Conocimiento perdido

La dispersión de los datos hace que sea muy difícil saber dónde están sus datos y quién los posee. Por lo tanto, cuando esos datos se pierden, se pierden para siempre y se crea una brecha de conocimiento. Las brechas de conocimiento pueden obstaculizar significativamente el progreso de una empresa y dificultar el seguimiento de los competidores. 

Violaciones de la seguridad

La expansión de los datos hace que los datos confidenciales y valiosos de las empresas estén mucho más expuestos a los ciberdelincuentes. Sin la protección de los sistemas y las herramientas de ciberseguridad de una organización, los datos que la empresa desconoce que existen pueden explotarse o robarse mucho más fácilmente. Si bien puede residir en lugares protegidos por software de ciberseguridad, es casi una garantía de que este software no será tan exhaustivo o protector como el software de la empresa. 

Gastos generales de gestión

Uno de los mayores impactos de la dispersión de los datos es la sobrecarga de la gestión. Con la expansión de los datos, el equipo de almacenamiento dedica la mayor parte de su tiempo a gestionar múltiples fuentes de datos y silos que no pueden automatizarse o gestionarse como una cartera de productos. Por lo tanto, evita que las personas inteligentes hagan cosas impactantes y las convierte en administradores.

Cómo gestionar la dispersión de los datos

Hay varias herramientas y estrategias que puede usar para gestionar e incluso reducir significativamente la dispersión de sus datos o, al menos, los riesgos asociados a ellos.

1. Proporcione a sus empleados todas las herramientas que necesitan

Como dice el dicho: la mejor cura es la prevención. Dado que la causa principal de la dispersión de los datos es el uso desconocido de las aplicaciones SaaS por parte de los empleados, quizá la mejor manera de luchar contra la dispersión de los datos sea asegurarse de que nunca ocurra en primer lugar, garantizando que sus empleados nunca carezcan de las herramientas que necesitan para hacer bien su trabajo. Si ve que los mismos equipos piden la misma herramienta o herramientas, considere la posibilidad de conseguirlas para que no las consigan por sí solas.

2. Establecer políticas y buenas prácticas para la gobernanza y el acceso a los datos.

Si cree que no puede evitar que se propaguen los datos, lo mejor que puede hacer es controlarlos haciendo todo lo posible por saber de dónde vienen sus datos y de dónde residen. Debe tener políticas estrictas que guíen el modo en que se recogen, almacenan, gestionan y acceden los datos de todas las fuentes, y asegurarse de que sus empleados conocen estas políticas exigiendo que las revisen como parte de la incorporación. Esto también se conoce como gestión del ciclo de vida de los datos.

3. Consolide su gestión del almacenamiento de datos

Uno de los aspectos más dañinos de la dispersión de los datos es no saber dónde se almacenan los datos. La consolidación de su gestión del almacenamiento de datos usando sistemas que puedan gestionar el almacenamiento local, híbrido y en la nube como una única experiencia, en lugar de pasar a la ruta de destino del almacenamiento, es fundamental. Sin embargo, cuando lo haga, sin duda tendrá en cuenta los retos y los riesgos para la seguridad de los datos en la nube.

4. Eliminar datos duplicados

Un aspecto importante de la expansión de los datos es la gran cantidad de datos que hay, gran parte de los cuales no son útiles para usted porque están duplicados o son redundantes de alguna manera. Existen numerosas herramientas de deduplicación de datos que le ayudarán a reducir la dispersión de los datos eliminando los datos irrelevantes o duplicados.

Cómo ayuda Pure Storage con la dispersión de los datos

A medida que prolifera la cantidad de dispositivos y datos estructurados y no estructurados, la expansión de los datos solo se va a convertir en un reto mayor. El almacenamiento, la gestión y el uso adecuados de sus datos son fundamentales para prevenir y hacer frente a la dispersión de los datos y sus riesgos. 

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