O que é sincronização e compartilhamento de arquivos corporativos (EFSS, Enterprise File Sync and Share)?

Em um ambiente corporativo, as empresas precisam de uma maneira de compartilhar arquivos e permitir que os usuários façam upload para um local seguro. Um sistema de sincronização e compartilhamento de arquivos corporativos (EFSS, Enterprise File Sync and Share) fornece um local para os usuários fazerem upload de arquivos, compartilhá-los com outros usuários em sua organização e sincronizar quaisquer alterações feitas nos arquivos. A sincronização pode acontecer unidirecional ou bidirecional, dependendo da solução corporativa.

Principais recursos do EFSS

Como um EFSS é compatível com grandes organizações, um bom EFSS tem recursos que permitem que milhares de usuários compartilhem e sincronizem arquivos. Os arquivos podem ser sincronizados com vários dispositivos de usuário para que os usuários possam trabalhar de qualquer lugar. Os usuários também podem compartilhar com pessoas ou grupos de pessoas específicos. Por exemplo, um usuário no departamento financeiro pode compartilhar apenas com sua equipe e não com outros usuários autenticados.

A maioria das organizações precisa de trilhas de auditoria e prevenção contra perda de dados para seguir os padrões regulatórios. Um bom EFSS rastreia as alterações de documentos e os usuários que acessam o documento, e alguns mantêm cópias de sombra para backups de dados. Alguns sistemas EFSS têm verificação de vírus integrada aos serviços de compartilhamento e notificam os administradores quando arquivos suspeitos são salvos.

Benefícios de usar um EFSS

Sem um EFSS, os usuários seriam forçados a compartilhar arquivos carregando-os em um dispositivo de armazenamento na rede ou enviando arquivos por e-mail para os outros. Os arquivos podem ser difíceis de rastrear e as alterações podem ficar fora de sincronia. Um EFSS é compatível com uma única fonte de arquivo para vários usuários fazerem alterações. As alterações são sincronizadas entre dispositivos e todos os usuários podem fazer alterações e vê-las em seus próprios dispositivos sem fazer download de uma nova versão. Esse benefício frequentemente é o motivo pelo qual as organizações migram para o EFSS a partir de sistemas legados de compartilhamento de arquivos.

Além disso, os sistemas EFSS têm melhor segurança do que enviar arquivos por e-mail entre organizações. Com um EFSS, os usuários podem compartilhar apenas com pessoas específicas dentro da organização. Os arquivos normalmente são armazenados na nuvem ou em um dispositivo de armazenamento corporativo com procedimentos de backup. Se os usuários excluirem acidentalmente um arquivo de seu dispositivo local, um backup na rede corporativa estará disponível. 

Como o EFSS funciona

A base de um EFSS é armazenar documentos em um local secundário, normalmente na nuvem. Cada arquivo tem seu próprio link com um proprietário de arquivo. O proprietário do arquivo controla quem pode acessar o documento e também pode delegar autoridade a outros usuários. Por exemplo, o proprietário do documento pode permitir que alguns usuários façam comentários, mas sem a capacidade de alterar o conteúdo do arquivo.

Conforme os usuários fazem alterações em um arquivo, o serviço de armazenamento central mantém a sincronização entre os usuários. Um EFSS permite que vários usuários editem arquivos simultaneamente, e os usuários podem ver as alterações sendo feitas em tempo real. O compartilhamento e a colaboração de um local central são controlados pelo serviço de nuvem, mas os usuários têm controle total de seus arquivos, incluindo a capacidade de excluí-los.

Casos de uso para EFSS

O EFSS é benéfico para grandes organizações, bem como para pequenos escritórios. Por exemplo, uma equipe financeira pode ter dois funcionários ou dezenas. Um EFSS permite que os funcionários façam alterações em arquivos, como planilhas financeiras, sem interferir nas alterações de outros funcionários. O gerenciamento também pode visualizar as alterações feitas.

Os departamentos de criação geralmente usam soluções de EFSS. Os projetos criativos muitas vezes exigem revisões após serem analisados por várias partes interessadas e membros da equipe. Os comentários podem ser feitos diretamente no documento. Os funcionários podem fazer as alterações necessárias sem interferir em outros comentaristas ou pessoas que estão editando o arquivo.

Como escolher a solução EFSS certa

Várias soluções de EFSS estão disponíveis em provedores de nuvem e serviços de servidor local. A opção que você escolhe depende dos requisitos da sua empresa. Por exemplo, se você precisar compartilhar entre geolocalizações, incluindo usuários fora da sua organização, uma solução de nuvem seria mais benéfica. Uma solução de nuvem lida com backups, trilhas de auditoria e mantém a segurança dos arquivos permitindo acesso apenas às pessoas configuradas para acessá-los.

Algumas soluções de EFFS serão integradas à sua solução de gerenciamento de identidade existente. Por exemplo, algumas soluções de compartilhamento e colaboração de arquivos serão integradas ao Active Directory ou ao AWS IAM. Uma solução que torna a segurança mais conveniente para administradores e usuários reduzirá a chance de uso indevido de ferramentas de acesso.

Desafios e considerações

Embora a segurança possa tornar os arquivos mais seguros, o compartilhamento EFSS também pode causar lacunas na postura de segurança. Os usuários podem tornar o arquivo compartilhável incorretamente com qualquer pessoa que tenha o link. Se um invasor obtiver acesso ao link, o arquivo pode ficar disponível para qualquer pessoa na Internet. Os invasores inteligentes poderiam compartilhar um arquivo com um usuário corporativo e enganá-lo para fazer download de malware.

Se um usuário estiver fazendo alterações em um arquivo e perder o acesso à conexão com a Internet, algumas soluções EFSS permitirão que ele continue trabalhando, mas as alterações não serão sincronizadas até que a conexão seja restaurada. O mesmo vale para informações sincronizadas enviadas aos usuários com uma conexão de Internet perdida. Os arquivos podem parecer sincronizados, mas não são até que a conexão com a Internet seja restaurada. Os usuários devem entender que, sem uma conexão com a Internet, o arquivo não será sincronizado até que seja restaurado.

Tendências futuras no EFSS

Artificial Intelligence (AI) afetou a maioria dos setores, e o setor de EFSS não é diferente. A mudança mais proeminente no EFSS é a automação baseada em AI e a integração em tarefas comuns de EFSS. Os usuários podem automatizar alterações em arquivos usando ferramentas de AI. Por exemplo, a AI pode ser usada para prever dados financeiros e atualizar automaticamente planilhas ou relatórios.

AI em segurança também é usada no EFSS. Um provedor pode usar a AI para detectar melhor atividades suspeitas e bloquear automaticamente usuários específicos. Por exemplo, se uma conta de usuário for comprometida, solicitações de acesso incomuns podem indicar que um terceiro tem controle. A segurança baseada em AI detecta solicitações de acesso com falha excepcionalmente altas e proíbe os usuários. Os administradores são notificados sobre atividades suspeitas.

Conclusão

Se você está procurando uma solução de colaboração para vários usuários compartilharem arquivos, uma solução de EFSS pode facilitar a organização de arquivos para usuários e administradores. As soluções de EFSS permitem que os usuários compartilhem arquivos, os editem simultaneamente e evitem perder informações entre revisões. A maioria dos provedores trabalha na nuvem, mas as soluções locais também existem. Escolha a que melhor se adapta aos requisitos da sua empresa. Veja como as soluções de armazenamento Pure Storage® FlashArray e FlashBlade® podem ajudar com suas metas de EFSS.