엔터프라이즈 환경에서 기업은 파일을 공유하고 사용자가 안전한 위치에 업로드할 수 있는 방법이 필요합니다. 엔터프라이즈 파일 동기화 및 공유(EFSS) 시스템은 사용자가 파일을 업로드하고, 조직의 다른 사용자와 공유하며, 파일의 변경 사항을 동기화할 수 있는 위치를 제공합니다. 동기화는 엔터프라이즈 솔루션에 따라 단방향 또는 양방향으로 발생할 수 있습니다.
EFSS의 주요 기능
EFSS는 대규모 조직을 지원하기 때문에, 우수한 EFSS는 수천 명의 사용자가 파일을 공유하고 동기화할 수 있는 기능을 제공합니다. 파일들을 여러 사용자 기기에 동기화할 수 있어 사용자가 어디서나 작업할 수 있습니다. 사용자는 특정 사용자 또는 그룹과 공유할 수도 있습니다. 예를 들어, 재무 부서의 사용자는 팀과만 공유할 수 있으며 다른 인증된 사용자와는 공유할 수 없습니다.
대부분의 조직은 규제 표준을 준수하기 위해 감사 추적 및 데이터 손실 방지가 필요합니다. 좋은 EFSS는 문서 변경 사항과 문서에 액세스하는 사용자를 추적하며, 일부는 데이터 백업을 위해 섀도우 복사본을 보관합니다. 일부 EFSS 시스템은 바이러스 검사를 공유 서비스에 통합하여 의심스러운 파일이 저장되면 관리자에게 알립니다.
EFSS 사용의 장점
EFSS가 없으면 사용자는 네트워크의 스토리지 장치에 파일을 업로드하거나 서로에게 파일을 이메일로 전송하여 파일을 공유해야 합니다. 파일을 추적하기 어렵고 변경 사항이 동기화되지 않을 수 있습니다. EFSS는 여러 사용자가 변경할 수 있도록 단일 파일 소스를 지원합니다. 변경 사항은 기기 간에 동기화되며, 모든 사용자는 새 버전을 다운로드하지 않고도 자신의 기기에서 변경하고 볼 수 있습니다. 이러한 이점은 조직이 레거시 파일 공유 시스템에서 EFSS로 마이그레이션하는 이유입니다.
또한, EFSS 시스템은 조직 전체의 파일을 이메일로 전송하는 것보다 보안이 뛰어납니다. 사용자는 EFSS를 통해 조직 내 특정 사용자와만 공유할 수 있습니다. 파일은 일반적으로 백업 절차를 통해 클라우드 또는 기업 스토리지 장치에 저장됩니다. 사용자가 실수로 로컬 장치에서 파일을 삭제한 경우, 기업 네트워크에서 백업을 사용할 수 있습니다.
EFSS의 작동 방식
EFSS의 기반은 문서를 일반적으로 클라우드의 보조 위치에 저장하는 것입니다. 각 파일에는 파일 소유자와의 자체 링크가 있습니다. 파일 소유자는 문서에 액세스할 수 있는 사람을 제어하며 다른 사용자에게 권한을 위임할 수도 있습니다. 예를 들어, 문서 소유자는 일부 사용자가 코멘트를 하도록 허용할 수 있지만 파일의 내용을 변경할 수는 없습니다.
사용자가 파일을 변경하면 중앙 스토리지 서비스는 사용자 간의 동기화를 유지합니다. EFSS를 사용하면 여러 사용자가 동시에 파일을 편집할 수 있으며, 사용자는 실시간으로 변경 사항을 확인할 수 있습니다. 중앙 위치에서 공유 및 협업은 클라우드 서비스에 의해 제어되지만, 사용자는 파일을 삭제할 수 있는 기능을 포함하여 파일을 완전히 제어할 수 있습니다.
EFSS 활용 사례
EFSS는 소규모 사무실뿐만 아니라 대규모 조직에도 유용합니다. 예를 들어, 재무팀에는 두 명의 직원이 있을 수 있습니다. EFSS를 통해 직원들은 다른 직원의 변경에 지장을 주지 않고 재무 스프레드시트와 같은 파일을 변경할 수 있습니다. 경영진은 또한 변경 사항을 볼 수 있습니다.
크리에이티브 부서는 종종 EFSS 솔루션을 사용합니다. 크리에이티브 프로젝트는 다양한 이해관계자와 직원이 검토한 후 수정이 필요한 경우가 많습니다. 코멘트는 문서에서 직접 작성할 수 있습니다. 직원들은 다른 댓글 작성자나 파일을 편집하는 사람들을 방해하지 않고 필요한 변경을 할 수 있습니다.
올바른 EFSS 솔루션 선택하기
클라우드 제공업체와 로컬 서버 서비스에서 다양한 EFSS 솔루션을 사용할 수 있습니다. 선택하는 것은 비즈니스 요구사항에 따라 다릅니다. 예를 들어, 조직 외부의 사용자를 포함하여 지리적 위치에 걸쳐 공유해야 하는 경우 클라우드 솔루션이 가장 유용합니다. 클라우드 솔루션은 백업, 감사 추적을 처리하고, 파일에 액세스하도록 설정된 사용자만 액세스할 수 있도록 하여 파일의 보안을 유지합니다.
일부 EFFS 솔루션은 기존 ID 관리 솔루션과 통합됩니다. 예를 들어, 일부 파일 공유 및 협업 솔루션은 Active Directory 또는 AWS IAM과 통합됩니다. 관리자와 사용자가 보안을 보다 편리하게 사용할 수 있도록 지원하는 솔루션은 액세스 도구의 오용 가능성을 줄여줍니다.
도전과제 및 고려사항
보안은 파일을 더 안전하게 만들 수 있지만, EFSS 공유는 보안 태세의 격차를 야기할 수도 있습니다. 사용자는 링크를 가진 사람과 파일을 잘못 공유할 수 있습니다. 공격자가 링크에 액세스하면 인터넷에서 누구나 파일을 사용할 수 있습니다. 똑똑한 공격자들은 기업 사용자와 파일을 공유하여 사용자를 속여 악성코드를 다운로드하도록 할 수 있습니다.
사용자가 파일을 변경하고 인터넷 연결에 액세스할 수 없는 경우, 일부 EFSS 솔루션은 작업을 계속할 수 있지만, 연결이 복구될 때까지 변경 사항이 동기화되지 않습니다. 인터넷 연결이 끊긴 사용자에게 전송되는 동기화된 정보도 마찬가지입니다. 파일은 동기화된 것처럼 보일 수 있지만, 인터넷 연결이 복구될 때까지는 저장되지 않습니다. 인터넷에 연결하지 않으면 파일이 복구될 때까지 비동기화된다는 점을 사용자는 이해해야 합니다.
EFSS의 미래 트렌드
Artificial Intelligence(AI)은 대부분의 산업에 영향을 미쳤으며, EFSS 산업도 마찬가지입니다. EFSS의 가장 두드러진 변화는 AI 기반 자동화와 일반적인 EFSS 작업에의 통합입니다. 사용자는 AI 툴을 사용하여 파일 변경을 자동화할 수 있습니다. 예를 들어, AI는 재무 데이터를 예측하고 스프레드시트 또는 보고서를 자동으로 업데이트하는 데 사용될 수 있습니다.
보안 분야의 AI는 EFSS에도 사용됩니다. 공급업체는 AI를 사용하여 의심스러운 활동을 더 잘 감지하고 특정 사용자를 자동으로 차단할 수 있습니다. 예를 들어, 사용자 계정이 손상된 경우, 비정상적인 액세스 요청은 제3자가 통제권을 가지고 있음을 나타낼 수 있습니다. AI 기반 보안은 비정상적으로 높은 액세스 실패 요청을 감지하여 사용자를 금지합니다. 그런 다음 관리자에게 의심스러운 활동에 대해 알립니다.
결론
여러 사용자가 파일을 공유할 수 있는 협업 솔루션을 찾고 있다면, EFSS 솔루션을 통해 사용자와 관리자가 파일 구성을 더 쉽게 할 수 있습니다. EFSS 솔루션은 사용자가 파일을 공유하고, 동시에 편집하며, 수정 사이에 정보가 손실되는 것을 방지합니다. 대부분의 제공업체는 클라우드에서 운영되지만, 온-프레미스 솔루션도 존재합니다. 비즈니스 요구사항에 가장 적합한 것을 선택하세요. 퓨어스토리지(FlashArray™ 및 플래시블레이드(FlashBlade)) 스토리지 솔루션이 EFSS 목표를 달성하는 데 어떻게 도움이 되는지 알아보세요.
