エンタープライズ環境では、ファイルを共有し、ユーザーが安全な場所にアップロードできるようにする方法が必要です。エンタープライズ・ファイル同期・共有（EFSS）システムは、ユーザーがファイルをアップロードし、組織内の他のユーザーと共有し、ファイルに加えられた変更を同期する場所を提供します。同期は、エンタープライズ・ソリューションに応じて、一方向または双方向で行われます。
EFSS の主な特徴
EFSS は大規模な組織をサポートしているため、優れた EFSS には、数千人のユーザーがファイルを共有および同期できる機能があります。複数のユーザー・デバイスにファイルを同期できるため、ユーザーはどこからでも作業できます。また、特定のユーザーやグループと共有することもできます。例えば、財務部門のユーザーは、チームのみと共有でき、他の認証済みユーザーと共有することはできません。
ほとんどの組織は、規制基準に従うために監査証跡とデータ損失防止を必要としています。優れた EFSS は、ドキュメントの変更やドキュメントにアクセスするユーザーを追跡し、データ・バックアップ用にシャドウ・コピーを保持するものもあります。EFSS システムの中には、共有サービスにウイルス・スキャンが統合されており、疑わしいファイルが保存されると管理者に通知します。
EFSS のメリット
EFSS がない場合、ユーザーは、ネットワーク上のストレージ・デバイスにアップロードするか、ファイルを電子メールで相互に送信するしかなく、ファイルの共有を余儀なくされます。ファイルの追跡が困難になり、変更が同期しなくなることがあります。EFSS は、複数のユーザーが変更できる単一のファイル・ソースをサポートしています。変更はデバイス間で同期され、全ユーザーは新しいバージョンをダウンロードすることなく、自分のデバイスで変更を行い、表示できます。このメリットは、多くの場合、組織が従来のファイル共有システムから EFSS に移行する理由です。
さらに、EFSS システムは、組織全体でファイルを電子メールで送信するよりも優れたセキュリティを備えています。EFSS では、組織内の特定のユーザーとのみ共有できます。ファイルは通常、バックアップ手順によりクラウドまたは企業のストレージ・デバイスに保存されます。ユーザーが誤ってローカル・デバイスからファイルを削除した場合、企業ネットワーク上のバックアップを利用できます。
EFSS の仕組み
EFSS の基盤は、ドキュメントを二次的な場所（通常はクラウド）に保存することです。各ファイルには、ファイル所有者との独自のリンクがあります。ファイル所有者は、誰が文書にアクセスできるかを制御し、他のユーザーに権限を委任することもできます。例えば、ドキュメントの所有者は、一部のユーザーにコメントを付けることを許可しつつ、ファイルの内容を変更する権限は与えないように設定できます。
ユーザーがファイルを変更すると、中央ストレージ・サービスはユーザー間の同期を維持します。EFSS では、複数のユーザーが同時にファイルを編集でき、変更をリアルタイムで確認できます。一元的な場所からの共有とコラボレーションは、クラウド・サービスによって制御されますが、ユーザーは、ファイルを削除する機能を含め、ファイルを完全に制御できます。
EFSS のユースケース
EFSS は、大規模な組織や小規模なオフィスにとって有益です。例えば、財務チームには 2 人の従業員しかいない場合もあれば、数十人いる場合もあります。EFSS を利用すれば、財務スプレッドシートなどのファイルを、他の従業員の変更内容に影響を与えることなく編集できます。管理者は、行われた変更を表示することもできます。
クリエイティブ部門では、EFSS ソリューションがよく使用されています。クリエイティブ・プロジェクトでは、さまざまなステークホルダーやスタッフ・メンバーによるレビューを経て、多くの場合、改訂が必要となります。コメントは、文書内で直接行うことができます。従業員は、他のコメント者やファイルを編集している人に干渉することなく、必要な変更を行うことができます。
適切な EFSS ソリューションの選択
クラウド・プロバイダやローカル・サーバー・サービスでは、複数の EFSS ソリューションを利用できます。ビジネス要件に応じて選択することができます。例えば、組織外のユーザーを含め、地理的な場所間で共有する必要がある場合は、クラウド・ソリューションが最も有益です。クラウド・ソリューションは、バックアップ、監査証跡を処理し、ファイルへのアクセスをセットアップされたユーザーのみに許可することで、ファイルのセキュリティを維持します。
EFFS ソリューションの中には、既存の ID 管理ソリューションと統合するものもあります。例えば、ファイル共有やコラボレーションのソリューションの中には、Active Directory や AWS IAM と統合するものもあります。セキュリティを管理者やユーザーにとってより便利にするソリューションは、アクセス・ツールの誤用リスクを低減します。
課題と考慮事項
セキュリティはファイルの安全性を高めますが、EFSS 共有はセキュリティ体制のギャップを引き起こすこともあります。ユーザーは、リンクを持つユーザーと誤ってファイルを共有できる可能性があります。攻撃者がリンクにアクセスすると、そのファイルはインターネット上の誰にでも利用できるようになる可能性があります。巧妙な攻撃者は、企業ユーザーとファイルを共有し、ユーザーを騙してマルウェアをダウンロードさせる可能性があります。
ユーザーがファイルを変更し、インターネット接続へのアクセスを失った場合、一部の EFSS ソリューションでは動作を継続できますが、接続が復元されるまで変更は同期されません。インターネット接続が失われたユーザーに送信される同期情報も同様です。ファイルは同期されているように見えますが、インターネット接続が復元されるまでは同期されません。ユーザーは、インターネット接続なしでは、ファイルが復元されるまで同期されないことを理解する必要があります。
EFSS の今後の動向
人工知能（AI）はほとんどの業界に影響を与えており、EFSS 業界も例外ではありません。EFSS における最も顕著な変化は、AI ベースの自動化と一般的な EFSS タスクへの統合です。ユーザーは、AI ツールを使用してファイルの変更を自動化できます。例えば、AI は財務データの予測や、スプレッドシートやレポートの自動更新に利用できます。
セキュリティにおける AI は、EFSS でも使用されています。プロバイダは AI を使用して疑わしいアクティビティをより適切に検出し、特定のユーザーを自動的にブロックする場合があります。例えば、ユーザー・アカウントが侵害された場合、異常なアクセス要求は、サードパーティが管理していることを示す可能性があります。AI ベースのセキュリティは、異常に高いアクセス要求の失敗を検出し、ユーザーを禁止します。その後、疑わしい活動について管理者に通知されます。
まとめ
複数のユーザーがファイルを共有できるコラボレーション・ソリューションをお探しの場合は、EFSS ソリューションがユーザーや管理者のファイル整理を容易にします。EFSS ソリューションは、ファイルを共有し、同時に編集し、リビジョン間の情報損失を回避します。ほとんどのプロバイダはクラウドで作業していますが、オンプレミスのソリューションも存在します。ビジネス要件に最適なものをお選びください。ピュア・ストレージの FlashArray と FlashBlade ストレージ・ソリューションが、EFSS の目標達成にどのように役立つかをご覧ください。
