¿Qué es Enterprise File Sync and Share (EFSS)?

En un entorno empresarial, las corporaciones necesitan una forma de compartir archivos y permitir que los usuarios carguen en una ubicación segura. Un sistema de sincronización y uso compartido de archivos empresariales (EFSS) proporciona una ubicación para que los usuarios carguen archivos, los compartan con otros usuarios de su organización y sincronicen cualquier cambio realizado en los archivos. La sincronización puede ocurrir unidireccional o bidireccional, dependiendo de la solución empresarial.

Características clave de EFSS

Debido a que un EFSS admite grandes organizaciones, un buen EFSS tiene funciones que permiten que potencialmente miles de usuarios compartan y sincronicen archivos. Los archivos se pueden sincronizar con varios dispositivos de usuario para que los usuarios puedan trabajar desde cualquier lugar. Los usuarios también pueden compartir con personas o grupos específicos de personas. Por ejemplo, un usuario del departamento de finanzas puede compartir solo con su equipo y no con otros usuarios autenticados.

La mayoría de las organizaciones necesitan pistas de auditoría y prevención de pérdida de datos para seguir los estándares regulatorios. Una buena EFSS realiza un seguimiento de los cambios en los documentos y los usuarios acceden al documento, y algunos conservan copias en la sombra para las copias de seguridad de datos. Algunos sistemas EFSS tienen un análisis de virus integrado en sus servicios compartidos y notifican a los administradores cuando se guardan archivos sospechosos.

Beneficios de usar un EFSS

Sin un EFSS, los usuarios se verían obligados a compartir archivos cargándolos a un dispositivo de almacenamiento en la red o enviándolos por correo electrónico. Los archivos pueden ser difíciles de rastrear y los cambios pueden desincronizarse. Un EFSS admite una única fuente de archivo para que varios usuarios realicen cambios. Los cambios se sincronizan entre dispositivos, y todos los usuarios pueden realizar cambios y verlos en sus propios dispositivos sin descargar una nueva versión. Este beneficio suele ser la razón por la que las organizaciones migran a EFSS desde sistemas heredados de uso compartido de archivos.

Además, los sistemas EFSS tienen una mejor seguridad que el envío de archivos por correo electrónico a todas las organizaciones. Con un EFSS, los usuarios pueden compartir solo con personas específicas dentro de la organización. Los archivos normalmente se almacenan en la nube o en un dispositivo de almacenamiento corporativo con procedimientos de copia de seguridad. Si los usuarios eliminan accidentalmente un archivo de su dispositivo local, hay una copia de seguridad disponible en la red corporativa. 

Cómo funciona EFSS

La base de un EFSS es almacenar documentos en una ubicación secundaria, generalmente en la nube. Cada archivo tiene su propio enlace con un propietario de archivo. El propietario del archivo controla quién puede acceder al documento y también puede delegar autoridad a otros usuarios. Por ejemplo, el propietario del documento puede permitir que algunos usuarios hagan comentarios, pero sin la capacidad de cambiar el contenido del archivo.

A medida que los usuarios realizan cambios en un archivo, el servicio de almacenamiento central mantiene la sincronización entre usuarios. Un EFSS permite que varios usuarios editen archivos simultáneamente, y los usuarios pueden ver los cambios que se realizan en tiempo real. Compartir y colaborar desde una ubicación central está controlado por el servicio en la nube, pero los usuarios tienen el control total de sus archivos, incluida la capacidad de eliminarlos.

Casos de uso para EFSS

EFSS es beneficioso para grandes organizaciones, así como para oficinas pequeñas. Por ejemplo, un equipo de finanzas podría tener dos empleados o docenas. Un EFSS permite a los empleados realizar cambios en archivos como hojas de cálculo financieras sin interferir con los cambios de otros empleados. La gerencia también puede ver los cambios que se han realizado.

Los departamentos creativos a menudo utilizan soluciones EFSS. Los proyectos creativos a menudo requieren revisiones después de ser revisados por varias partes interesadas y miembros del personal. Los comentarios se pueden hacer directamente en el documento. Los empleados pueden realizar los cambios necesarios sin interferir con otros comentaristas o personas que editan el archivo.

Elegir la solución EFSS adecuada

Hay varias soluciones de EFSS disponibles de proveedores de nube y servicios de servidores locales. El que elija depende de los requisitos de su empresa. Por ejemplo, si necesita compartir entre geolocalizaciones, incluidos usuarios fuera de su organización, una solución en la nube sería más beneficiosa. Una solución en la nube maneja copias de seguridad, pistas de auditoría y mantiene la seguridad de los archivos al permitir el acceso a las personas configuradas para acceder a ellos.

Algunas soluciones de EFFS se integrarán con su solución de administración de identidad existente. Por ejemplo, algunas soluciones de colaboración y uso compartido de archivos se integrarán con Active Directory o AWS IAM. Una solución que hace que la seguridad sea más conveniente para los administradores y usuarios reducirá la posibilidad de uso indebido de las herramientas de acceso.

Desafíos y consideraciones

Aunque la seguridad puede hacer que los archivos sean más seguros, compartir EFSS también puede causar brechas en la postura de seguridad. Los usuarios pueden hacer que el archivo se comparta incorrectamente con cualquier persona que tenga el enlace. Si un atacante obtiene acceso al enlace, el archivo podría estar disponible para cualquier persona en Internet. Los atacantes inteligentes podrían compartir un archivo con un usuario corporativo y engañarlo para que descargue malware.

Si un usuario realiza cambios en un archivo y pierde el acceso a su conexión a Internet, algunas soluciones de EFSS le permitirán continuar trabajando, pero los cambios no se sincronizarán hasta que se restablezca la conexión. Lo mismo sucede con la información sincronizada que se envía a los usuarios con una conexión a Internet perdida. Los archivos pueden parecer sincronizados, pero no lo son hasta que se restablezca la conexión a Internet. Los usuarios deben comprender que, sin conexión a Internet, el archivo no se sincronizará hasta que se restablezca.

Tendencias futuras en EFSS

La inteligencia artificial (AI) ha afectado a la mayoría de las industrias, y la industria de EFSS no es diferente. El cambio más prominente en EFSS es la automatización e integración basadas en AI en tareas comunes de EFSS. Los usuarios pueden automatizar los cambios en los archivos mediante herramientas de AI. Por ejemplo, la AI podría utilizarse para predecir datos financieros y actualizar automáticamente hojas de cálculo o informes.

La AI en seguridad también se utiliza en EFSS. Un proveedor podría usar la AI para detectar mejor la actividad sospechosa y bloquear automáticamente a usuarios específicos. Por ejemplo, si una cuenta de usuario se ve comprometida, las solicitudes de acceso inusuales podrían indicar que un tercero tiene control. La seguridad basada en AI detecta solicitudes de acceso con fallas inusualmente altas y prohíbe a los usuarios. Luego, se notifica a los administradores sobre actividades sospechosas.

Conclusiones

Si está buscando una solución de colaboración para que varios usuarios compartan archivos, una solución EFSS puede facilitar la organización de archivos para usuarios y administradores. Las soluciones EFSS permiten a los usuarios compartir archivos, editarlos simultáneamente y evitar perder información entre revisiones. La mayoría de los proveedores trabajan en la nube, pero también existen soluciones en las instalaciones. Elija el que mejor se adapte a los requisitos de su empresa. Vea cómo las soluciones de almacenamiento FlashArray™ y FlashBlade® de Pure Storage® pueden ayudarlo con sus objetivos de EFSS.