Dans un environnement d’entreprise, les entreprises ont besoin d’un moyen de partager des fichiers et de permettre aux utilisateurs de les télécharger vers un emplacement sécurisé. Un système de synchronisation et de partage de fichiers d’entreprise (EFSS) permet aux utilisateurs de télécharger des fichiers, de les partager avec d’autres utilisateurs de leur organisation et de synchroniser toutes les modifications apportées aux fichiers. La synchronisation peut se faire de manière unidirectionnelle ou bidirectionnelle, selon la solution d’entreprise.
Principales caractéristiques de l’EFSS
Comme une EFSS prend en charge les grandes organisations, une bonne EFSS dispose de fonctionnalités qui permettent à des milliers d’utilisateurs de partager et de synchroniser des fichiers. Les fichiers peuvent être synchronisés sur plusieurs périphériques utilisateurs afin que les utilisateurs puissent travailler de n’importe où. Les utilisateurs peuvent également partager avec des personnes ou des groupes de personnes spécifiques. Par exemple, un utilisateur du service financier ne peut partager qu’avec son équipe et non avec d’autres utilisateurs authentifiés.
La plupart des organisations ont besoin de pistes d’audit et de prévention des pertes de données pour respecter les normes réglementaires. Une bonne EFSS suit les modifications apportées aux documents et les utilisateurs qui y accèdent, et certains conservent des copies fantômes pour les sauvegardes de données. Certains systèmes EFSS intègrent une analyse antivirus dans leurs services de partage et informent les administrateurs en cas d’enregistrement de fichiers suspects.
Avantages de l’utilisation d’un EFSS
Sans EFSS, les utilisateurs seraient contraints de partager des fichiers en les téléchargeant sur un périphérique de stockage sur le réseau ou en s’envoyant des fichiers par e-mail. Les fichiers peuvent être difficiles à suivre et les modifications peuvent être désynchronisées. Un EFSS prend en charge une source de fichier unique pour que plusieurs utilisateurs puissent apporter des modifications. Les modifications sont synchronisées entre les périphériques, et tous les utilisateurs peuvent les apporter et les visualiser sur leurs propres périphériques sans télécharger de nouvelle version. C’est souvent pour cela que les organisations migrent vers l’EFSS à partir de systèmes de partage de fichiers traditionnels.
De plus, les systèmes EFSS offrent une meilleure sécurité que l’envoi de fichiers par e-mail entre les organisations. Avec un EFSS, les utilisateurs ne peuvent partager qu’avec des personnes spécifiques au sein de l’organisation. Les fichiers sont normalement stockés dans le cloud ou sur un périphérique de stockage d’entreprise avec des procédures de sauvegarde. Si les utilisateurs suppriment accidentellement un fichier de leur périphérique local, une sauvegarde est disponible sur le réseau d’entreprise.
Fonctionnement de l’EFSS
La base d’une EFSS est le stockage de documents à un emplacement secondaire, généralement dans le cloud. Chaque fichier possède son propre lien avec un propriétaire de fichier. Le propriétaire du fichier contrôle qui peut accéder au document, et il peut également déléguer l’autorité à d’autres utilisateurs. Par exemple, le propriétaire du document peut autoriser certains utilisateurs à faire des commentaires, mais sans avoir la possibilité de modifier le contenu du fichier.
Lorsque les utilisateurs modifient un fichier, le service de stockage central maintient la synchronisation entre les utilisateurs. Un EFSS permet à plusieurs utilisateurs de modifier des fichiers simultanément, et les utilisateurs peuvent voir les modifications effectuées en temps réel. Le partage et la collaboration à partir d’un emplacement central sont contrôlés par le service cloud, mais les utilisateurs disposent d’un contrôle total sur leurs fichiers, y compris la possibilité de les supprimer.
Cas d’utilisation de l’EFSS
L’EFSS est bénéfique pour les grandes organisations, ainsi que pour les petits bureaux. Par exemple, une équipe financière peut avoir deux employés ou des dizaines. Un EFSS permet aux employés d’apporter des modifications à des fichiers tels que des feuilles de calcul financières sans interférer avec les modifications des autres employés. La direction peut également consulter les modifications apportées.
Les services créatifs utilisent souvent des solutions EFSS. Les projets créatifs nécessitent souvent des révisions après examen par diverses parties prenantes et différents membres du personnel. Les commentaires peuvent être faits directement dans le document. Les employés peuvent apporter les modifications nécessaires sans interférer avec d’autres commentateurs ou personnes qui modifient le fichier.
Choisir la bonne solution EFSS
Plusieurs solutions EFSS sont disponibles auprès des fournisseurs de cloud et des services de serveur locaux. Le choix dépend des besoins de votre entreprise. Par exemple, si vous avez besoin de partager des données entre différents sites, y compris des utilisateurs extérieurs à votre organisation, une solution cloud serait la plus avantageuse. Une solution cloud gère les sauvegardes, les pistes d’audit et assure la sécurité des fichiers en autorisant uniquement l’accès aux personnes configurées pour y accéder.
Certaines solutions EFFS s’intègreront à votre solution de gestion des identités existante. Par exemple, certaines solutions de partage de fichiers et de collaboration s’intègreront à Active Directory ou AWS IAM. Une solution qui facilite la sécurité pour les administrateurs et les utilisateurs réduira le risque d’utilisation abusive des outils d’accès.
Enjeux et considérations
Bien que la sécurité puisse renforcer la sécurité des fichiers, le partage EFSS peut également entraîner des lacunes dans la posture de sécurité. Les utilisateurs peuvent rendre le fichier partageable de manière incorrecte avec toute personne disposant du lien. Si un attaquant accède au lien, le fichier peut être mis à la disposition de n’importe qui sur Internet. Les attaquants les plus intelligents peuvent partager un fichier avec un utilisateur professionnel et l’inciter à télécharger des logiciels malveillants.
Si un utilisateur apporte des modifications à un fichier et perd l’accès à sa connexion Internet, certaines solutions EFSS lui permettront de continuer à fonctionner, mais les modifications ne seront pas synchronisées tant que la connexion n’aura pas été restaurée. Il en va de même pour les informations synchronisées envoyées aux utilisateurs dont la connexion Internet est perdue. Les fichiers peuvent sembler synchronisés, mais ils ne le sont pas tant que la connexion Internet n’est pas restaurée. Les utilisateurs doivent comprendre que sans connexion Internet, le fichier sera désynchronisé jusqu’à sa restauration.
Tendances futures de l’EFSS
Artificial Intelligence (AI) a eu un impact sur la plupart des secteurs, et le secteur de l’EFSS ne fait pas exception. L’automatisation basée sur l’AI et l’intégration aux tâches courantes de l’EFSS constituent le changement le plus important dans l’EFSS. Les utilisateurs peuvent automatiser les modifications apportées aux fichiers à l’aide d’outils dAI. Par exemple, l’AI peut être utilisée pour prédire les données financières et mettre à jour automatiquement les feuilles de calcul ou les rapports.
L’AI dans le domaine de la sécurité est également utilisée dans l’EFSS. Un fournisseur peut utiliser l’AI pour mieux détecter les activités suspectes et bloquer automatiquement des utilisateurs spécifiques. Par exemple, si un compte utilisateur est compromis, des demandes d’accès inhabituelles peuvent indiquer qu’un tiers a le contrôle. La sécurité basée sur l’AI détecte les demandes d’accès anormalement élevées et interdit les utilisateurs. Les administrateurs sont ensuite informés des activités suspectes.
Conclusion
Si vous recherchez une solution de collaboration pour le partage de fichiers par plusieurs utilisateurs, une solution EFSS peut faciliter l’organisation des fichiers pour les utilisateurs et les administrateurs. Les solutions EFSS permettent aux utilisateurs de partager des fichiers, de les modifier simultanément et d’éviter de perdre des informations entre les révisions. La plupart des fournisseurs travaillent dans le cloud, mais il existe également des solutions sur site. Choisissez celle qui correspond le mieux à vos besoins métier. Découvrez comment les solutions de stockage FlashArray™ et FlashBlade® de Pure Storage® peuvent vous aider à atteindre vos objectifs EFSS.
