En un entorno empresarial, las empresas necesitan una manera de compartir archivos y permitir que los usuarios carguen en una ubicación segura. Un sistema de sincronización y uso compartido de archivos empresariales (EFSS) proporciona una ubicación para que los usuarios carguen archivos, los compartan con otros usuarios de su organización y sincronicen cualquier cambio realizado en los archivos. La sincronización puede producirse unidireccional o bidireccional, en función de la solución empresarial.
Características clave de EFSS
Debido a que un EFSS admite grandes organizaciones, un buen EFSS tiene características que permiten que potencialmente miles de usuarios compartan y sincronicen archivos. Los archivos pueden sincronizarse con múltiples dispositivos de usuario para que los usuarios puedan trabajar desde cualquier lugar. Los usuarios también pueden compartir con personas o grupos de personas específicos. Por ejemplo, un usuario del departamento financiero puede compartir solo con su equipo y no con otros usuarios autenticados.
La mayoría de las organizaciones necesitan registros de auditoría y prevención de la pérdida de datos para seguir las normas regulatorias. Un buen EFSS realiza un seguimiento de los cambios en los documentos y de los usuarios que acceden al documento y algunos conservan copias en la sombra para las copias de seguridad de los datos. Algunos sistemas EFSS tienen un análisis de virus integrado en sus servicios de intercambio y notifican a los administradores cuando se guardan archivos sospechosos.
Ventajas de usar un EFSS
Sin un EFSS, los usuarios se verían obligados a compartir archivos subiéndolos a un dispositivo de almacenamiento en la red o enviándose archivos por correo electrónico entre sí. Los archivos pueden ser difíciles de rastrear y los cambios pueden desincronizarse. Un EFSS admite una única fuente de archivo para que múltiples usuarios realicen cambios. Los cambios se sincronizan entre dispositivos y todos los usuarios pueden realizar cambios y verlos en sus propios dispositivos sin descargar una nueva versión. Este beneficio suele ser el motivo por el que las organizaciones migran a EFSS desde los sistemas de intercambio de archivos tradicionales.
Además, los sistemas EFSS tienen una mayor seguridad que el envío de archivos por correo electrónico a las organizaciones. Con un EFSS, los usuarios solo pueden compartir con personas específicas de la organización. Los archivos normalmente se almacenan en la nube o en un dispositivo de almacenamiento corporativo con procedimientos de copia de seguridad. Si los usuarios borran accidentalmente un archivo de su dispositivo local, hay disponible una copia de seguridad en la red corporativa.
Cómo funciona EFSS
La base de un EFSS es almacenar documentos en una ubicación secundaria, normalmente en la nube. Cada archivo tiene su propio enlace con un propietario de archivo. El propietario del archivo controla quién puede acceder al documento y también puede delegar autoridad a otros usuarios. Por ejemplo, el propietario del documento puede permitir que algunos usuarios hagan comentarios, pero sin la capacidad de cambiar el contenido del archivo.
A medida que los usuarios realizan cambios en un archivo, el servicio de almacenamiento central mantiene la sincronización entre usuarios. Un EFSS permite que múltiples usuarios editen archivos simultáneamente y los usuarios pueden ver los cambios que se están realizando en tiempo real. El uso compartido y la colaboración desde una ubicación central están controlados por el servicio en la nube, pero los usuarios tienen el control total de sus archivos, incluida la capacidad de eliminarlos.
Casos de uso para EFSS
EFSS es beneficioso para las grandes organizaciones y para las pequeñas oficinas. Por ejemplo, un equipo financiero puede tener dos empleados o docenas. Un EFSS permite que los empleados realicen cambios en archivos como las hojas de cálculo financieras sin interferir en los cambios de otros empleados. La dirección también puede ver los cambios que se han realizado.
Los departamentos creativos suelen usar soluciones EFSS. Los proyectos creativos suelen requerir revisiones después de ser revisados por varias partes interesadas y miembros del personal. Los comentarios pueden hacerse directamente en el documento. Los empleados pueden realizar los cambios necesarios sin interferir con otros comentaristas o personas que editan el archivo.
Elección de la solución EFSS adecuada
Hay varias soluciones EFSS disponibles de proveedores de nube y servicios de servidor locales. El que elija depende de los requisitos de su empresa. Por ejemplo, si necesita compartir entre geolocalizaciones, incluidos los usuarios fuera de su organización, una solución en la nube sería más beneficiosa. Una solución en la nube gestiona las copias de seguridad, los registros de auditoría y mantiene la seguridad de los archivos al permitir el acceso solo a las personas configuradas para acceder a ellos.
Algunas soluciones EFFS se integrarán con su solución de gestión de identidad existente. Por ejemplo, algunas soluciones de colaboración e intercambio de archivos se integrarán con Active Directory o AWS IAM. Una solución que haga que la seguridad sea más cómoda para los administradores y los usuarios reducirá las posibilidades de uso indebido de las herramientas de acceso.
Retos y consideraciones
Si bien la seguridad puede hacer que los archivos sean más seguros, el uso compartido de EFSS también puede causar brechas en la postura de seguridad. Los usuarios pueden hacer que el archivo se comparta incorrectamente con cualquier persona que tenga el enlace. Si un atacante obtiene acceso al enlace, el archivo puede estar disponible para cualquier persona en Internet. Los atacantes inteligentes pueden compartir un archivo con un usuario corporativo y engañar al usuario para que descargue el malware.
Si un usuario realiza cambios en un archivo y pierde el acceso a su conexión a Internet, algunas soluciones EFSS le permitirán seguir funcionando, pero los cambios no se sincronizarán hasta que se restablezca la conexión. Lo mismo ocurre con la información sincronizada enviada a los usuarios con una conexión a Internet perdida. Los archivos pueden parecer sincronizados, pero no lo son hasta que se restablezca la conexión a Internet. Los usuarios deben entender que, sin una conexión a Internet, el archivo no se sincronizará hasta que se restaure.
Tendencias futuras en EFSS
Artificial Intelligence (IA) ha afectado a la mayoría de los sectores y el sector EFSS no es diferente. El cambio más destacado en EFSS es la automatización basada en IA y la integración en las tareas EFSS comunes. Los usuarios pueden automatizar los cambios en los archivos usando herramientas de IA. Por ejemplo, la IA podría usarse para predecir los datos financieros y actualizar automáticamente las hojas de cálculo o los informes.
La IA en seguridad también se utiliza en EFSS. Un proveedor puede usar la IA para detectar mejor la actividad sospechosa y bloquear automáticamente a usuarios específicos. Por ejemplo, si una cuenta de usuario se ve comprometida, las solicitudes de acceso inusuales pueden indicar que un tercero tiene el control. La seguridad basada en la IA detecta solicitudes de acceso que fallan de manera inusual y prohíbe a los usuarios. Luego se notifica a los administradores de las actividades sospechosas.
Conclusión
Si busca una solución de colaboración para que múltiples usuarios compartan archivos, una solución EFSS puede facilitar la organización de los archivos a los usuarios y administradores. Las soluciones EFSS permiten que los usuarios compartan archivos, los editen simultáneamente y eviten perder información entre revisiones. La mayoría de los proveedores trabajan en la nube, pero también existen soluciones locales. Elija la que mejor se adapte a los requisitos de su empresa. Descubra cómo las soluciones de almacenamiento FlashArray™ y FlashBlade® de Pure Storage® pueden ayudarle con sus objetivos EFSS.
