In un ambiente enterprise, le aziende hanno bisogno di un modo per condividere i file e consentire agli utenti di caricarli in una posizione sicura. Un sistema di sincronizzazione e condivisione dei file aziendali (EFSS) fornisce agli utenti una posizione in cui caricare i file, condividerli con altri utenti della propria organizzazione e sincronizzare le modifiche apportate ai file. La sincronizzazione può avvenire in modo unidirezionale o bidirezionale, a seconda della soluzione enterprise.
Caratteristiche principali di EFSS
Poiché un EFSS supporta le grandi organizzazioni, un buon EFSS dispone di funzionalità che consentono potenzialmente a migliaia di utenti di condividere e sincronizzare i file. I file possono essere sincronizzati con più dispositivi utente in modo che gli utenti possano lavorare da qualsiasi luogo. Gli utenti possono anche condividerle con persone o gruppi di persone specifici. Ad esempio, un utente del reparto finanziario può condividere solo con il proprio team e non con altri utenti autenticati.
La maggior parte delle organizzazioni ha bisogno di audit trail e prevenzione della perdita di dati per rispettare gli standard normativi. Un buon EFSS tiene traccia delle modifiche ai documenti e degli utenti che accedono al documento, mentre alcuni tengono copie in ombra per i backup dei dati. Alcuni sistemi EFSS hanno la scansione antivirus integrata nei servizi di condivisione e avvisano gli amministratori quando vengono salvati file sospetti.
Vantaggi dell'utilizzo di un sistema EFSS
Senza un EFSS, gli utenti sarebbero costretti a condividere i file caricandoli su un dispositivo di storage sulla rete o inviandoli tramite e-mail. I file possono essere difficili da monitorare e le modifiche possono non essere sincronizzate. Un EFSS supporta un'unica origine di file a cui più utenti possono apportare modifiche. Le modifiche si sincronizzano tra i vari dispositivi e tutti gli utenti possono apportare modifiche e vederle sui propri dispositivi senza scaricare una nuova versione. Questo è spesso il motivo per cui le organizzazioni migrano a EFSS dai sistemi di condivisione dei file legacy.
Inoltre, i sistemi EFSS offrono una sicurezza migliore rispetto all'invio di file tramite e-mail tra le organizzazioni. Con un EFSS, gli utenti possono condividere solo con persone specifiche all'interno dell'organizzazione. I file vengono in genere archiviati nel cloud o in un dispositivo di storage aziendale con procedure di backup. Se gli utenti eliminano accidentalmente un file dal dispositivo locale, è disponibile un backup sulla rete aziendale.
Come funziona l'EFSS
La base di un EFSS è l'archiviazione dei documenti in una posizione secondaria, solitamente nel cloud. Ogni file ha un proprio link con un proprietario. Il proprietario del file controlla chi può accedere al documento e può anche delegare l'autorità ad altri utenti. Ad esempio, il proprietario del documento può consentire ad alcuni utenti di fare commenti ma senza la possibilità di modificare il contenuto del file.
Quando gli utenti apportano modifiche a un file, il servizio di storage centrale mantiene la sincronizzazione tra gli utenti. Un sistema EFSS consente a più utenti di modificare i file contemporaneamente e gli utenti possono vedere le modifiche apportate in tempo reale. La condivisione e la collaborazione da una posizione centrale sono controllate dal servizio cloud, ma gli utenti hanno il pieno controllo dei propri file, compresa la possibilità di eliminarli.
Casi d'uso per EFSS
EFSS è vantaggioso per le grandi organizzazioni e i piccoli uffici. Ad esempio, un team finanziario potrebbe avere due o decine di dipendenti. Un EFSS consente ai dipendenti di apportare modifiche a file come i fogli di calcolo finanziari senza interferire con i cambiamenti degli altri dipendenti. La direzione può anche visualizzare le modifiche apportate.
I reparti creativi spesso utilizzano soluzioni EFSS. I progetti creativi spesso richiedono revisioni dopo essere stati esaminati da vari stakeholder e membri del personale. I commenti possono essere inseriti direttamente nel documento. I dipendenti possono apportare le modifiche necessarie senza interferire con altri utenti o persone che stanno modificando il file.
Scegliere la soluzione EFSS giusta
Sono disponibili diverse soluzioni EFSS presso i cloud provider e i servizi server locali. La scelta dipende dai requisiti aziendali. Ad esempio, se hai la necessità di condividere le informazioni tra le varie aree geografiche, inclusi gli utenti esterni all'organizzazione, una soluzione cloud sarebbe la soluzione più vantaggiosa. Una soluzione cloud gestisce i backup, gli audit trail e mantiene la sicurezza dei file consentendo l'accesso solo alle persone configurate per accedervi.
Alcune soluzioni EFFS si integreranno con la soluzione di gestione delle identità esistente. Ad esempio, alcune soluzioni di condivisione e collaborazione dei file si integreranno con Active Directory o AWS IAM. Una soluzione che rende la sicurezza più conveniente per gli amministratori e gli utenti riduce la possibilità di un uso improprio degli strumenti di accesso.
Sfide e considerazioni
Anche se la sicurezza può rendere i file più sicuri, la condivisione EFSS può anche causare carenze nel comportamento di sicurezza. Gli utenti potrebbero rendere il file condivisibile in modo errato con chiunque abbia il link. Se un utente malintenzionato ottiene l'accesso al link, il file potrebbe diventare disponibile a chiunque su Internet. Gli autori degli attacchi intelligenti potrebbero condividere un file con un utente aziendale e indurlo a scaricare malware.
Se un utente sta apportando modifiche a un file e perde l'accesso alla connessione Internet, alcune soluzioni EFSS gli consentiranno di continuare a funzionare, ma le modifiche non saranno sincronizzate fino al ripristino della connessione. Lo stesso vale per le informazioni sincronizzate inviate agli utenti con una connessione Internet persa. I file potrebbero sembrare sincronizzati, ma non lo sono finché non viene ripristinata la connessione Internet. Gli utenti devono comprendere che, senza una connessione Internet, il file non sarà sincronizzato fino al suo ripristino.
Tendenze future nell'EFSS
Artificial Intelligence (AI) ha avuto un impatto sulla maggior parte dei settori e il settore EFSS non è diverso. Il cambiamento più importante in EFSS è l'automazione basata sull'AI e l'integrazione in attività EFSS comuni. Gli utenti possono automatizzare le modifiche ai file utilizzando gli strumenti di AI. Ad esempio, l'AI può essere utilizzata per prevedere i dati finanziari e aggiornare automaticamente fogli di calcolo o report.
L'AI nella sicurezza è utilizzata anche in EFSS. Un provider potrebbe utilizzare l'AI per rilevare meglio le attività sospette e bloccare automaticamente utenti specifici. Ad esempio, se un account utente viene compromesso, le richieste di accesso insolite potrebbero indicare che una terza parte ha il controllo. La sicurezza basata su AI rileva richieste di accesso con errori insolitamente elevati e vieta gli utenti. Gli amministratori vengono quindi informati delle attività sospette.
Conclusione
Se stai cercando una soluzione di collaborazione che consenta a più utenti di condividere i file, una soluzione EFSS può semplificare l'organizzazione dei file per utenti e amministratori. Le soluzioni EFSS consentono agli utenti di condividere file, modificarli contemporaneamente ed evitare di perdere informazioni tra una revisione e l'altra. La maggior parte dei provider lavora nel cloud, ma esistono anche soluzioni on-premise. Scegli quella che meglio si adatta alle tue esigenze aziendali. Scopri in che modo le soluzioni di storage Pure Storage® FlashArray™ e FlashBlade® possono aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi EFSS.
