In einer Unternehmensumgebung benötigen Unternehmen eine Möglichkeit, Dateien gemeinsam zu nutzen und Benutzer an einen sicheren Ort hochladen zu lassen. Ein EFSS-System (Enterprise File Sync and Share) bietet Benutzern einen Ort, an dem sie Dateien hochladen, mit anderen Benutzern in ihrem Unternehmen teilen und alle an den Dateien vorgenommenen Änderungen synchronisieren können. Die Synchronisation kann je nach Unternehmenslösung unidirektional oder bidirektional erfolgen.
Wichtige Funktionen von EFSS
Da ein EFSS große Unternehmen unterstützt, verfügt ein gutes EFSS über Funktionen, mit denen potenziell Tausende von Benutzern Dateien gemeinsam nutzen und synchronisieren können. Dateien können mit mehreren Benutzergeräten synchronisiert werden, sodass Benutzer von überall aus arbeiten können. Benutzer können sie auch mit bestimmten Personen oder Personengruppen teilen. Beispielsweise kann ein Benutzer in der Finanzabteilung nur mit seinem Team und nicht mit anderen authentifizierten Benutzern teilen.
Die meisten Unternehmen benötigen Audit-Trails und die Vermeidung von Datenverlusten, um regulatorische Standards zu befolgen. Eine gute EFSS verfolgt Dokumentänderungen und Benutzer, die auf das Dokument zugreifen, und einige behalten Schattenkopien für Datenbackups. Einige EFSS-Systeme haben Virenscans in ihre Sharing-Services integriert und benachrichtigen Administratoren, wenn verdächtige Dateien gespeichert werden.
Vorteile der Verwendung eines EFSS
Ohne eine EFSS wären Benutzer gezwungen, Dateien gemeinsam zu nutzen, indem sie sie auf ein Speichergerät im Netzwerk hochladen oder Dateien per E-Mail an einander senden. Dateien können schwer zu verfolgen sein, und Änderungen können nicht mehr synchronisiert werden. Ein EFSS unterstützt eine einzige Dateiquelle, an der mehrere Benutzer Änderungen vornehmen können. Änderungen werden geräteübergreifend synchronisiert, und alle Benutzer können Änderungen vornehmen und sie auf ihren eigenen Geräten anzeigen, ohne eine neue Version herunterladen zu müssen. Dieser Vorteil ist oft der Grund, warum Unternehmen von herkömmlichen File-Sharing-Systemen auf EFSS migrieren.
Darüber hinaus bieten EFSS-Systeme eine bessere Sicherheit als das Versenden von Dateien über Unternehmen hinweg. Mit einem EFSS können Benutzer nur mit bestimmten Personen innerhalb des Unternehmens teilen. Dateien werden in der Regel in der Cloud oder auf einem Unternehmens-Storage-Gerät mit Backup-Verfahren gespeichert. Wenn Benutzer versehentlich eine Datei von ihrem lokalen Gerät löschen, ist ein Backup im Unternehmensnetzwerk verfügbar.
So funktioniert EFSS
Die Grundlage eines EFSS besteht darin, Dokumente an einem sekundären Ort zu speichern, in der Regel in der Cloud. Jede Datei hat einen eigenen Link mit einem Dateieigentümer. Der Dateieigentümer steuert, wer auf das Dokument zugreifen kann, und er kann auch die Berechtigung an andere Benutzer delegieren. Beispielsweise kann der Dokumenteigentümer es einigen Benutzern ermöglichen, Kommentare abzugeben, aber ohne den Inhalt der Datei ändern zu können.
Wenn Benutzer Änderungen an einer Datei vornehmen, behält der zentrale Storage-Service die Synchronisation zwischen Benutzern bei. Ein EFSS ermöglicht es mehreren Benutzern, Dateien gleichzeitig zu bearbeiten, und Benutzer können die vorgenommenen Änderungen in Echtzeit sehen. Die gemeinsame Nutzung und Zusammenarbeit von einem zentralen Ort aus wird vom Cloud-Service gesteuert, aber die Benutzer haben die volle Kontrolle über ihre Dateien, einschließlich der Möglichkeit, sie zu löschen.
Anwendungsfälle für EFSS
EFSS ist sowohl für große Unternehmen als auch für kleine Büros von Vorteil. Ein Finanzteam könnte beispielsweise zwei oder Dutzende Mitarbeiter haben. Mit einem EFSS können Mitarbeiter Änderungen an Dateien wie Finanztabellen vornehmen, ohne die Änderungen anderer Mitarbeiter zu beeinträchtigen. Das Management kann auch vorgenommene Änderungen anzeigen.
Kreative Abteilungen verwenden häufig EFSS-Lösungen. Kreative Projekte erfordern oft Überarbeitungen, nachdem sie von verschiedenen Stakeholdern und Mitarbeitern überprüft wurden. Kommentare können direkt im Dokument gemacht werden. Mitarbeiter können die erforderlichen Änderungen vornehmen, ohne andere Kommentatoren oder Personen, die die Datei bearbeiten, zu beeinträchtigen.
Auswahl der richtigen EFSS-Lösung
Mehrere EFSS-Lösungen sind von Cloud-Anbietern und lokalen Serverservices erhältlich. Diejenige, die Sie wählen, hängt von Ihren Geschäftsanforderungen ab. Wenn Sie beispielsweise Geolokalisierungen teilen müssen, einschließlich Benutzer außerhalb Ihres Unternehmens, wäre eine Cloud-Lösung am vorteilhaftesten. Eine Cloud-Lösung verarbeitet Backups, Audit-Trails und sorgt für die Sicherheit von Dateien, indem sie nur den Zugriff auf die für den Zugriff eingerichteten Personen ermöglicht.
Einige EFFS-Lösungen lassen sich in Ihre bestehende Identitätsmanagementlösung integrieren. Einige File-Sharing- und Collaboration-Lösungen lassen sich beispielsweise in Active Directory oder AWS IAM integrieren. Eine Lösung, die die Sicherheit für Administratoren und Benutzer komfortabler macht, verringert die Wahrscheinlichkeit eines Missbrauchs von Zugriffstools.
Herausforderungen und Überlegungen
Obwohl die Sicherheit Dateien sicherer machen kann, kann das Teilen von EFSS auch Lücken in der Sicherheitslage verursachen. Benutzer machen die Datei möglicherweise fälschlicherweise für alle freigegeben, die über den Link verfügen. Wenn ein Angreifer Zugriff auf den Link erhält, kann die Datei für jeden im Internet verfügbar werden. Clevere Angreifer könnten eine Datei mit einem Unternehmensbenutzer teilen und den Benutzer dazu bringen, Malware herunterzuladen.
Wenn ein Benutzer Änderungen an einer Datei vornimmt und den Zugriff auf seine Internetverbindung verliert, können einige EFSS-Lösungen die Arbeit fortsetzen, aber die Änderungen werden erst synchronisiert, wenn die Verbindung wiederhergestellt ist. Das Gleiche gilt für synchronisierte Informationen, die an Benutzer mit einer unterbrochenen Internetverbindung gesendet werden. Dateien mögen synchronisiert erscheinen, aber erst, wenn die Internetverbindung wiederhergestellt ist. Benutzer müssen verstehen, dass die Datei ohne Internetverbindung bis zur Wiederherstellung nicht synchronisiert wird.
Zukünftige Trends bei EFSS
Künstliche Intelligenz (AI) hat sich auf die meisten Branchen ausgewirkt, und die EFSS-Branche ist nicht anders. Die wichtigste Änderung bei EFSS ist die AI-basierte Automatisierung und Integration in gängige EFSS-Aufgaben. Benutzer können Änderungen an Dateien mithilfe von AITools automatisieren. KI AI könnte beispielsweise verwendet werden, um Finanzdaten vorherzusagen und Tabellenkalkulationen oder Berichte automatisch zu aktualisieren.
AI im Sicherheitsbereich wird auch in EFSS eingesetzt. Ein Anbieter kann AI nutzen, um verdächtige Aktivitäten besser zu erkennen und bestimmte Benutzer automatisch zu blockieren. Wenn beispielsweise ein Benutzerkonto kompromittiert wird, können ungewöhnliche Zugriffsanfragen darauf hinweisen, dass ein Dritter die Kontrolle hat. AI-basierte Sicherheit erkennt ungewöhnlich hohe fehlgeschlagene Zugriffsanfragen und verbietet Benutzern. Administratoren werden dann über verdächtige Aktivitäten informiert.
Fazit
Wenn Sie nach einer Collaboration-Lösung für mehrere Benutzer zum Teilen von Dateien suchen, kann eine EFSS-Lösung die Dateiorganisation für Benutzer und Administratoren vereinfachen. Mit EFSS-Lösungen können Benutzer Dateien gemeinsam nutzen, gleichzeitig bearbeiten und vermeiden, dass Informationen zwischen den Revisionen verloren gehen. Die meisten Anbieter arbeiten in der Cloud, aber es gibt auch lokale Lösungen. Wählen Sie diejenige, die Ihren Geschäftsanforderungen am besten entspricht. Erfahren Sie, wie Pure Storage® FlashArray™- und FlashBlade®-Storage-Lösungen Ihnen bei Ihren EFSS-Zielen helfen können.
