在企業環境中，企業需要分享檔案並讓使用者上傳到安全位置的方法。企業級檔案同步與分享（EFSS）系統提供使用者上傳檔案、與組織內其他使用者分享檔案，以及同步檔案任何變更的位置。同步可以單向或雙向進行，具體取決於企業解決方案。
EFSS 的主要功能
因為 EFSS 支援大型組織，所以良好的 EFSS 功能可以讓數千名使用者共享和同步檔案。檔案可以同步到多個使用者裝置，讓使用者隨時隨地都能工作。使用者也可以與特定人員或群組分享。例如，財務部門的使用者只能與團隊分享，不能與其他已驗證的使用者分享。
大多數組織都需要稽核軌跡和資料外洩預防，以遵循監管標準。良好的 EFSS 會追蹤文件變更和使用者存取文件，有些會保留陰影副本以進行資料備份。有些 EFSS 系統將病毒掃描整合到共享服務中，並在儲存任何可疑檔案時通知管理員。
使用 EFSS 的優點
如果沒有 EFSS，使用者將必須上傳檔案到網路上的儲存裝置，或將檔案以電子郵件傳送給彼此，才能分享檔案。檔案可能難以追蹤，而變更可能會失去同步性。EFSS 支援單一檔案來源，供多個使用者進行變更。跨裝置同步的變更，所有使用者都可以在自己的裝置上進行變更和查看，而無需下載新版本。企業組織從傳統檔案分享系統移轉至 EFSS 往往會帶來這樣的優勢。
此外，EFSS 系統的安全性也比跨組織以電子郵件傳送檔案來得好。有了 EFSS，使用者只能與組織內的特定人員分享。檔案通常儲存在雲端或具有備份程序的企業儲存裝置中。如果使用者不小心從本機裝置刪除檔案，公司網路上的備份功能就可供使用。
EFSS 如何運作
EFSS 的基礎是將文件儲存到次要位置，通常儲存在雲端。每個檔案都有與檔案擁有者的專屬連結。檔案擁有者會控制誰可以存取文件，也可以將權限委派給其他使用者。例如，文件擁有者可以允許某些使用者發表評論，但無法變更檔案的內容。
隨著使用者對檔案進行變更，中央儲存服務可維持使用者之間的同步。EFSS 允許多個使用者同時編輯檔案，使用者可即時查看所做的變更。從中央位置分享與協作是由雲端服務所控制，但使用者可完全掌控自己的檔案，包括刪除檔案的功能。
EFSS 使用案例
EFSS 對大型組織和小型辦公室都有益。例如，財務團隊可以擁有兩名員工或幾十名員工。EFSS 能讓員工變更財務試算表等檔案，而不影響其他員工的變更。管理階層也可以檢視所做的變更。
創意部門經常使用 EFSS 解決方案。創意專案通常需要經過不同利害關係人和工作人員的審查後進行修訂。您可以直接在文件中提出意見。員工可以在不干擾其他評論者或編輯檔案的人員的情況下進行必要的變更。
選擇合適的 EFSS 解決方案
雲端供應商和本地伺服器服務提供數種 EFSS 解決方案。您選擇的選項取決於您的業務需求。例如，如果您需要跨地理位置分享，包括您組織外部的使用者，雲端解決方案將最有助益。雲端解決方案處理備份、稽核軌跡，並只允許設定人員存取檔案，以維護檔案的安全性。
有些 EFFS 解決方案將與您現有的身分管理解決方案整合。例如，部分檔案分享與協作解決方案將與 Active Directory 或 AWS IAM 整合。讓系統管理員與使用者更方便的防護解決方案，能降低不當使用存取工具的機會。
挑戰與考量
雖然安全性能讓檔案更加安全，但 EFSS 分享也可能造成安全性狀態的落差。使用者可能會誤將檔案分享給擁有連結的任何人。如果攻擊者取得連結的存取權限，則此檔案可能會提供給網際網路上的任何人。聰明的攻擊者可能會與企業使用者分享檔案，並欺騙使用者下載惡意軟體。
如果使用者正在變更檔案，並無法存取其網際網路連線，部分 EFSS 解決方案將允許其繼續工作，但在連線恢復之前，不會同步變更。同步資訊傳送至網際網路連線中斷的使用者也是如此。檔案可能看似同步，但要等到網路連線恢復後才會同步。使用者必須了解，如果沒有網際網路連線，檔案在還原前將保持不同步。
EFSS 的未來趨勢
AI 已經影響了大多數產業，EFSS 產業也不例外。EFSS 中最顯著的改變是 AI 自動化，以及與常見 EFSS 任務的整合。使用者可以使用 AI 工具自動變更檔案。舉例來說，AI 可用來預測財務資料，並自動更新試算表或報告。
EFSS 也使用 AI 進行安全性作業。供應商可能會使用 AI 來更好地偵測可疑活動，並自動封鎖特定使用者。例如，如果使用者帳戶遭入侵，異常的存取要求可能表示第三方有控制權。AI 安全性可偵測異常高的故障存取請求，並禁止使用者存取。然後，管理員會收到可疑活動的通知。
結論
如果您正在尋找協作解決方案，好讓多個使用者共用檔案，EFSS 解決方案能讓使用者和管理員更輕鬆地建立檔案組織。EFSS 解決方案能讓使用者分享檔案、同時編輯檔案，並避免在修訂之間遺失資訊。大多數供應商在雲端工作，但就地部署的解決方案也存在。選擇最符合您業務需求的選項。了解 Pure Storage® FlashArray 和 FlashBlade® 儲存解決方案如何協助您達成 EFSS 目標。
