Wat is Enterprise File Sync and Share (EFSS)?

In een bedrijfsomgeving hebben bedrijven een manier nodig om bestanden te delen en gebruikers naar een veilige locatie te laten uploaden. Een enterprise file sync and share (EFSS)-systeem biedt gebruikers een locatie om bestanden te uploaden, te delen met andere gebruikers in hun organisatie en eventuele wijzigingen in de bestanden te synchroniseren. Synchronisatie kan unidirectioneel of bidirectioneel gebeuren, afhankelijk van de bedrijfsoplossing.

Belangrijkste kenmerken van EFSS

Omdat een EFSS grote organisaties ondersteunt, heeft een goede EFSS functies waarmee mogelijk duizenden gebruikers bestanden kunnen delen en synchroniseren. Bestanden kunnen worden gesynchroniseerd met meerdere gebruikersapparaten, zodat gebruikers overal kunnen werken. Gebruikers kunnen ook delen met specifieke mensen of groepen mensen. Een gebruiker op de financiële afdeling kan bijvoorbeeld alleen delen met zijn team en niet met andere geverifieerde gebruikers.

De meeste organisaties hebben auditsporen en preventie van dataverlies nodig om de wettelijke normen te volgen. Een goede EFSS houdt documentwijzigingen bij en gebruikers hebben toegang tot het document, en sommige houden schaduwkopieën bij voor databack-ups. Sommige EFSS-systemen hebben virusscans geïntegreerd in hun deeldiensten en stellen beheerders op de hoogte wanneer verdachte bestanden worden opgeslagen.

Voordelen van het gebruik van een EFSS

Zonder EFSS zouden gebruikers gedwongen worden om bestanden te delen door ze te uploaden naar een opslagapparaat op het netwerk of door bestanden naar elkaar te e-mailen. Bestanden kunnen moeilijk te volgen zijn en wijzigingen kunnen uit de synchronisatie raken. Een EFSS ondersteunt één enkele bestandsbron waar meerdere gebruikers wijzigingen in kunnen aanbrengen. Wijzigingen synchroniseren tussen apparaten, en alle gebruikers kunnen wijzigingen aanbrengen en ze op hun eigen apparaten bekijken zonder een nieuwe versie te downloaden. Dit voordeel is vaak de reden waarom organisaties migreren naar EFSS vanuit legacy filesharingsystemen.

Bovendien hebben EFSS-systemen een betere beveiliging dan het e-mailen van bestanden tussen organisaties. Met een EFSS kunnen gebruikers alleen delen met specifieke mensen binnen de organisatie. Bestanden worden normaal gesproken opgeslagen in de cloud of een bedrijfsopslagapparaat met back-upprocedures. Als gebruikers per ongeluk een bestand van hun lokale apparaat verwijderen, is er een back-up op het bedrijfsnetwerk beschikbaar. 

Hoe EFSS werkt

De basis van een EFSS is het opslaan van documenten op een secundaire locatie, meestal in de cloud. Elk bestand heeft zijn eigen link met een bestandseigenaar. De eigenaar van het bestand bepaalt wie toegang heeft tot het document en hij kan ook de bevoegdheid delegeren aan andere gebruikers. De documenteigenaar kan bijvoorbeeld sommige gebruikers toestaan opmerkingen te maken, maar zonder de mogelijkheid om de inhoud van het bestand te wijzigen.

Naarmate gebruikers wijzigingen aanbrengen in een bestand, behoudt de centrale opslagservice de synchronisatie tussen gebruikers. Met een EFSS kunnen meerdere gebruikers bestanden tegelijkertijd bewerken en kunnen gebruikers de wijzigingen in realtime zien. Het delen en samenwerken vanaf een centrale locatie wordt beheerd door de cloudservice, maar gebruikers hebben volledige controle over hun bestanden, inclusief de mogelijkheid om ze te verwijderen.

Gebruikssituaties voor EFSS

EFSS is gunstig voor zowel grote organisaties als kleine kantoren. Een financieel team kan bijvoorbeeld twee of tientallen werknemers hebben. Met een EFSS kunnen werknemers wijzigingen aanbrengen in bestanden zoals financiële spreadsheets zonder de wijzigingen van andere werknemers te verstoren. Het management kan ook de aangebrachte wijzigingen bekijken.

Creatieve afdelingen gebruiken vaak EFSS-oplossingen. Creatieve projecten vereisen vaak herzieningen nadat ze door verschillende belanghebbenden en medewerkers zijn beoordeeld. Opmerkingen kunnen rechtstreeks in het document worden gemaakt. Werknemers kunnen de nodige wijzigingen aanbrengen zonder andere commentatoren of mensen die het bestand bewerken te verstoren.

De juiste EFSS-oplossing kiezen

Verschillende EFSS-oplossingen zijn beschikbaar bij cloudproviders en lokale serverdiensten. De keuze die u kiest hangt af van uw bedrijfsbehoeften. Als u bijvoorbeeld moet delen tussen geolocaties, inclusief gebruikers buiten uw organisatie, zou een cloudoplossing het meest nuttig zijn. Een cloudoplossing verwerkt back-ups, audittrails en onderhoudt de beveiliging van bestanden door alleen toegang te verlenen aan de mensen die zijn ingesteld om ze te openen.

Sommige EFFS-oplossingen zullen integreren met uw bestaande oplossing voor identiteitsbeheer. Sommige oplossingen voor het delen van bestanden en samenwerking zullen bijvoorbeeld worden geïntegreerd met Active Directory of AWS IAM. Een oplossing die beveiliging gemakkelijker maakt voor beheerders en gebruikers, vermindert de kans op misbruik van toegangstools.

Uitdagingen en overwegingen

Hoewel beveiliging bestanden veiliger kan maken, kan het delen van EFSS ook leiden tot gaten in de beveiligingshouding. Gebruikers kunnen het bestand onjuist delen met iedereen die de link heeft. Als een aanvaller toegang krijgt tot de link, kan het bestand beschikbaar worden voor iedereen op het internet. Slimme aanvallers kunnen een bestand delen met een bedrijfsgebruiker en de gebruiker misleiden om malware te downloaden.

Als een gebruiker wijzigingen aanbrengt in een bestand en de toegang tot zijn internetverbinding verliest, kunnen sommige EFSS-oplossingen hem laten werken, maar wijzigingen worden niet gesynchroniseerd totdat de verbinding is hersteld. Hetzelfde geldt voor gesynchroniseerde informatie die wordt verzonden naar gebruikers met een verbroken internetverbinding. Bestanden lijken misschien gesynchroniseerd, maar dat is niet totdat de internetverbinding is hersteld. Gebruikers moeten begrijpen dat zonder internetverbinding het bestand niet gesynchroniseerd zal zijn totdat het is hersteld.

Toekomstige trends in EFSS

Artificial Intelligence (AI) heeft de meeste industrieën beïnvloed, en de EFSS-industrie is niet anders. De meest prominente verandering in EFSS is AI-gebaseerde automatisering en integratie in veelvoorkomende EFSS-taken. Gebruikers kunnen wijzigingen in bestanden automatiseren met behulp van AI-tools. AI kan bijvoorbeeld worden gebruikt om financiële data te voorspellen en spreadsheets of rapporten automatisch bij te werken.

AI in beveiliging wordt ook gebruikt in EFSS. Een provider kan AI gebruiken om verdachte activiteiten beter op te sporen en automatisch specifieke gebruikers te blokkeren. Als een gebruikersaccount bijvoorbeeld wordt aangetast, kunnen ongebruikelijke toegangsverzoeken erop wijzen dat een derde partij controle heeft. AI-gebaseerde beveiliging detecteert ongebruikelijk hoge mislukte toegangsverzoeken en verbiedt gebruikers. Beheerders worden vervolgens op de hoogte gesteld van verdachte activiteiten.

Conclusie

Als u op zoek bent naar een samenwerkingsoplossing voor meerdere gebruikers om bestanden te delen, kan een EFSS-oplossing de organisatie van bestanden gemakkelijker maken voor gebruikers en beheerders. Met EFSS-oplossingen kunnen gebruikers bestanden delen, ze tegelijkertijd bewerken en voorkomen dat er informatie verloren gaat tussen revisies. De meeste providers werken in de cloud, maar er bestaan ook on-premise oplossingen. Kies degene die het beste bij uw bedrijfsbehoeften past. Bekijk hoe Pure Storage® FlashArray™- en FLASHBLADE®-opslagoplossingen kunnen helpen met uw EFSS-doelstellingen.